Nel settore ricettivo la figura del receptionist è quella più importante e strategica.
E’ spesso la persona che il cliente incontra e con la quale interagisce all’inizio del suo soggiorno.
Si può affermare che abbia il delicato compito di rappresentare la prima immagine della struttura.
E’ anche spesso vista come la migliore posizione possibile da cui iniziare la propria carriera in questo settore.
Non sorprende che molti manager alberghieri abbiano iniziato lavorando in reception e si siano fatti strada raggiungendo posizioni di alto livello.
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LE MANSIONI
I compiti quotidiani di un receptionist sono differenti e concernono numerosi ambiti.
Principalmente, riguardano l’assistenza degli ospiti fin dal primo momento in cui mettono piede in albergo fino al momento del check out.
Il Receptionist si occupa di:
- gestione delle richieste e prenotazioni delle camere effettuate al telefono, online o via e-mail
- gestione, registrazione degli arrivi (check-in) e delle partenze (check out)
- gestire la comunicazione e fornire le informazioni richieste dall’ospite durante il soggiorno
- funzioni amministrative contabili come la tenuta della cassa, la redazione del conto, tenendo in considerazione, ad esempio, il costo addizionale di servizi richiesti
- fornire informazioni riguardo le attrazioni del posto, dei luoghi di interesse e in caso occuparsi dell’acquisto di biglietti per spettacoli teatrali, concerti, prenotazioni escursioni, etc
- funzioni di vigilanza e controllo
- rapporti con vari reparti e figure che operano all’interno della struttura (sistemazione e pulizia camere, ristorazione, manutenzione, marketing amministrazione, direzione etc)
E’ necessario sottolineare che le mansioni di un receptionist possono variare a seconda della dimensione e della classificazione della struttura ricettiva.
LE ABILITA’ DELL’ ADDETTO AL RICEVIMENTO
Lavorare come addetto al ricevimento alberghiero richiede molte competenze che possono variare in riferimento alla tipologia e all’organizzazione della struttura ricettiva.
Pero’, ve ne sono alcune sempre necessarie:
Comunicazione
La comunicazione e’ un aspetto fondamentale per gli addetti al ricevimento.
Dialogano con gli ospiti di persona al telefono e via email tutto il giorno.
E’ importante che parlino in modo chiaro e mantengano un tono positivo.
Compostezza
Un addetto alla reception deve essere necessariamente “multitasking” Spesso, infatti, deve soddisfare le richieste di piu’ ospiti contemporaneamente. Un buon impiegato deve mantenere la calma sotto pressione.
Anche quando la struttura e’ molto affollata, il receptionist deve comunque essere in grado di destreggiarsi tra una varieta’ di compiti e rimanere amichevole con i clienti.
Conoscenza Lingue Straniere
Per chi lavora come addetto al ricevimento si richiede una buona conoscenza di una o piu’ lingue straniere.
Nel settore turistico, soprattutto in quello dell’accoglienza, e’ fondamentale saper comunicare in lingua straniera per poter comprendere e soddisfare appieno le esigenze del cliente di altri paesi.
Abilità informatiche
Lavorare alla reception richiede l’uso del computer per registrare le prenotazioni, elaborare i pagamenti e completare altre numerose attività.
E’ necessario saper ben destreggiarsi e conoscere il software che l’hotel utilizza.
Problem Solving
Essere un addetto al ricevimento significa essere i primi a soddisfare le richieste, affrontare i problemi degli ospiti e trovare una soluzione per risolverli, sia in prima persona che contattando le persone adatte.
Lavoro di Squadra
Un addetto al ricevimento in hotel, inevitabilmente, collabora ed interagisce con lo staff della struttura, sia con colleghi della reception che con altri di differenti reparti (gestione e pulizia camere, parcheggio etc)
E’ quindi fondamentale lavorare in sintonia e in modo coordinato per raggiungere un unico obiettivo: la soddisfazione del cliente.
